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Organiser et archiver les documents administratifs

Organiser, ranger et archiver les documents administratifs et de comptabilité est crucial pour un professionnel, quelques avantages :

Réduction du stress
Meilleure prise de décision
Conformité réglementaire
Amélioration de la communication
Économies financières

Organiser, ranger et archiver les documents administratifs et de comptabilité pour un professionnel

Voici quelques étapes pour vous aider à mettre en place un système efficace :

  1. Triez les documents :
    Commencez par trier tous les documents que vous avez. Séparez-les en catégories telles que les factures fournisseurs, les factures clients, les relevés bancaires, les contrats, les documents fiscaux, etc… ainsi le tri et les classement dans les prochaines étapes sera plus facile.
  2. Indiquez les documents importants :
    Certains documents sont plus importants que d’autres en termes de réglementation fiscale ou légale. Assurez-vous de repérer ceux qui nécessitent une conservation à long terme, pour vous y aider référez vous au site Service public.fr ainsi vous archiver uniquement les documents nécessaire et ne pas stocker inutilement
  3. Choisissez un système de classement :
    Optez pour un système de classement qui convient à votre entreprise. Vous pourriez utiliser des classeurs physiques, des dossiers suspendus, des boîtes d’archives, ou même un système de classement numérique. Pour les documents les plus utilisés, préférez un système de classement vertical, vous aurez ainsi plus facilement accès à vos données.
  4. Établissez une structure de classement :
    Créez des sous-catégories pour chaque type de document. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs, vous pourriez les classer par date ou par fournisseur.
    Classez les documents dans chaque classeur ou dossier dans l’ordre chronologique pour faciliter la recherche ultérieure.
  5. Utilisez un code couleur :
    Si vous utilisez des classeurs physiques, l’utilisation de codes couleurs peut faciliter la recherche des documents. Par exemple, vous pouvez utiliser une couleur différente pour chaque type de document.
    Étiquetez chaque classeur ou dossier avec le nom de la catégorie de documents qu’il contient. Utilisez des étiquettes claires et lisibles, de cette façon vous serez efficace et rapide dans le traitement de vos dossier.
  6. Archivez régulièrement :
    Mettez en place une routine pour archiver régulièrement les documents. Cela peut être une fois par mois, trimestre ou année, selon le volume de documents que vous générez.
  7. Numérisez les documents :
    Envisagez de numériser vos documents papier. Stockez-les dans des dossiers numériques sécurisés sur votre ordinateur ou dans le cloud, ainsi vous aurez une meilleure sauvegarde et accessibilité
  8. Soyez cohérent :
    Assurez-vous que tous les employés connaissent et suivent le système de classement. La cohérence est essentielle pour garantir que les documents sont facilement accessibles à tous ceux qui en ont besoin.
  9. Sécurisez les documents sensibles :
    Assurez-vous que les documents sensibles sont sécurisés, que ce soit physiquement dans un coffre-fort ou numériquement avec des mesures de sécurité appropriées de cette façon vous resterez serein.
  10. Détruisez les documents obsolètes de manière sécurisée :
    Une fois que les documents ne sont plus nécessaires, assurez-vous de les détruire de manière sécurisée, les informations confidentielles seront ainsi protégées.

En suivant ces étapes, vous devriez être en mesure de mettre en place un système efficace pour organiser vos documents, vous y gagnerez en temps, en efficacité, e surtout en sérénité !

Alors pourquoi ne pas prendre un peu de temps pour organiser, ranger et archiver les documents administratifs et de comptabilité?

Je peux vous y aider grâce à une visite conseils ou à un accompagnement à l’organisation administrative

Organiser et ranger un atelier pour une entreprise ou un artisan pour améliorer l'efficacité et la productivité.

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